Hygienemaßnahmen an Behandlungseinheiten sicher automatisieren und dokumentieren: Dr. Milan Stoilov gibt Tipps aus Anwendersicht

Die Hygieneanforderungen und Dokumentationspflichten für Zahnarztpraxen steigen zusehends. Das praxiseigene Hygienemanagement erst knapp vor einer Praxisbegehung auf den aktuellen Stand zu bringen, ist zeitaufwendiger, nervenzehrender und in der Regel kostspieliger, als die Abläufe bereits im Vorfeld anzupassen. Wie kann man sich die Umsetzung der Richtlinien also schon heute erleichtern?

Empfehlungen aus eigener Erfahrung gibt jemand, der über knapp 50 Behandlungseinheiten wacht: Dr. Milan Stoilov ist Funktionsoberarzt an der Uniklinik Bonn und stellvertretender Kursleiter der Vorklinik im Zentrum für Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde. Hier werden die Studierenden praktisch im Studiengang Zahnmedizin ausgebildet – die Uniklinik Bonn bietet dafür ein zukunftsweisendes Umfeld: Seit April 2020 finden die vorklinischen Kurse in einer Lernumgebung statt, die komplett mit digital vernetzten Lösungen des finnischen Dentalgeräteherstellers Planmeca ausgestattet ist.

Dr. Milan Stoilov, Funktionsoberarzt an der Uniklinik Bonn und stellvertretender Kursleiter der Vorklinik im Zentrum für Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde

Herr Dr. Stoilov, beschreiben Sie uns bitte zunächst einmal das Ausbildungsumfeld der Uniklinik Bonn!

Bei uns lernen die Studierenden an 49 Simulationseinheiten vom Typ „Compact i Touch Simulation“, die sich von Original-Behandlungseinheiten lediglich in der nicht vorhandenen Motorisierung des Patientenstuhls unterscheiden. Der spätere Umstieg auf die „echten“ Einheiten und die klinische Arbeit am Patienten wird ihnen also sehr leicht fallen. Die gesamte Umgebungsstruktur ist sehr realitätsnah – und somit gehört auch die Reinigung und Desinfektion der Behandlungseinheiten zu den täglichen Aufgaben der Studierenden. Sie werden ja in ihrem zukünftigen Praxisalltag nicht darum herumkommen – deshalb sollen sich die Abläufe schon von Anfang an einbrennen.

Das Besondere ist, dass wir auf ein komplett digital vernetztes Konzept setzen: Alle Geräte sind über die Romexis-Software miteinander verbunden. Das ist ein offenes, modular aufgebautes und somit erweiterbares System, in das man nicht nur Planmeca-Geräte, sondern auch andere Hersteller integrieren kann. Hier nutzen wir ein in vielerlei Hinsicht äußerst praktisches Software-Modul namens Planmeca Clinic Management. Außerdem haben wir ein weiteres hilfreiches Tool im Einsatz, die so genannte PlanID.

Welche Funktionen verstecken sich denn hinter Clinic Management und PlanID?

Clinic Management ist ein Software-Modul zur Echtzeit-Überwachung. Alle unsere Einheiten sind daran angeschlossen und werden dauerhaft getrackt. Die Nutzungsdaten gehen live bei uns auf dem Server ein, sodass ich von jedem PC, der in unser Netzwerk integriert ist und die entsprechenden Rechte hat, in den Übersichtsplan der Einheiten einsehen kann. Hier wird mitlaufend protokolliert, wie die Einheit im Detail genutzt wird – zum Beispiel wann die Lampe angeschaltet oder das Winkelstück gehoben wird. Außerdem werden mir Fehlermeldungen der Einheiten direkt am Monitor angezeigt – so kann ich entscheiden, ob ich den Fehler selbst beheben kann oder ob besser den Planmeca-Support anfordern sollte. In etwa so, wie man Fehler beim Auto auslesen kann. Der Support kann übrigens ebenfalls in den Übersichtsplan einsehen und so die Ferndiagnose starten. Das beschleunigt die Reparatur extrem!

PlanID ist im Grunde der personalisierte Zugang der Studierenden zur Einheit: Im Format einer Bankkarte aktiviert man mit einer Chipkarte die Einheit, die einen begrüßt und mit den gespeicherten, individuellen Benutzereinstellungen startet. Man kann alles Mögliche in seinem Profil hinterlegen, zum Beispiel die optimalen Einstellungen der Instrumente, die Sprache, man kann Schnellwahltasten festlegen oder – bei realen Dentaleinheiten – die Behandlungspositionen des Patientenstuhls. Egal an welcher der 49 Einheiten ein Student also arbeitet, er nutzt die Einheit immer mit denselben Einstellungen aus seinem persönlichen Profil. Und die Studierenden finden das ziemlich cool und haben das Gefühl, dass sie in einem neuen, modernen Umfeld studieren.

Planmeca PlanID: Karte vorhalten und individuelle Einstellungen nutzen.

Und wie kann man sich mithilfe dieser Tools die erforderlichen Hygienemaßnahmen erleichtern?

RKI-seitig steigen die Dokumentationspflichten ja immer weiter. Und bei uns in der Vorklinik, wo die Studierenden noch gar nicht am echten Patienten behandeln, ist es ja theoretisch noch längst nicht so streng wie im richtigen klinischen Alltag und in der Praxis ...

Was an unserem System echt praktisch ist: Wir haben die Spül- und Desinfektionsvorgänge der Einheiten einmalig programmiert und seitdem laufen sie automatisiert zur gewünschten Zeit ab. Mittags und abends starten also die Reinigungsprogramme und im Clinic Management werden alle Spülvorgänge aufgezeichnet und protokolliert. So hat man bei einer Begehung gleich die lückenlose Dokumentation parat. Und zusammen mit PlanID hat man außerdem direkt den Nachweis mit Datumssignatur, wer den Spülvorgang gestartet hat.

Bei einer der Prüfungen wurde uns übrigens mal eine sehr hohe Keimbelastung bescheinigt, was ich mir gar nicht erklären konnte, da ja jeden Abend die automatischen Spülprogramme durchlaufen. Die Ursache war dann mit Blick in den Übersichtsplan schnell gefunden: Zwei der Einheiten waren nicht mit dem Server verbunden – wir hatten anfangs Probleme mit dem Uni-Netzwerk – und die letzte Spülung war damit bereits zwei Monate her. Auch eine eventuelle Fehlerdiagnose läuft also per Clinic Management sehr effizient ab.

Bei uns hat sich das System echt bewährt und ich kann mir gut vorstellen, dass es Zahnarztpraxen hilft, sich die Umsetzung von Hygienemaßnahmen zu vereinfachen.

Lohnt sich so ein System denn auch für kleine Zahnarztpraxen oder erst für größere?

Selbst für kleine Praxen finde ich insbesondere die automatische Hygienedokumentation nützlich – und zwar für das gesamte Praxisteam: Mit PlanID kann sich ja jeder Mitarbeiter sein eigenes Profil anlegen. Clinic Management ermöglicht die Zeitsteuerung, Automatisierung und Dokumentation. So hat man jederzeit einen Nachweis über erfolgreiche und auch über nicht erfolgreiche Reinigungen. Selbst Wasserdruckschwankungen werden angezeigt! Und wenn man Fehler angezeigt bekommt, kann man direkt reagieren. So haben auch kleine Praxen einfach mehr Sicherheit im Alltag und bei einer Praxisbegehung. Zumal Romexis ein offenes, zukunftsfähiges System ist, womit sich sicherlich auch künftige Dokumentationspflichten abbilden lassen werden.

Außerdem bedeutet die „Bequemlichkeitsfunktion“ von PlanID auch einfach ein komfortables Arbeiten: Das Speichern von Positionen und Instrumenteneinstellungen sorgt für reibungslose Abläufe und macht effizienteres Arbeiten für das gesamte Team möglich. Man kann verschiedene Benutzergruppen anlegen und Rechte zuteilen, die Helferin kann sich ebenfalls anmelden und jeder Patient hat seinen eigenen Datensatz in der Software. Ich finde es einfach sehr praktisch, alle Daten gebündelt zu haben. Und sich seinen Arbeitsplatz nicht ständig neu einstellen zu müssen!

Und welche Vorteile bieten die Tools aus Ihrer Sicht Praxen mit mehreren Standorten oder Kliniken?

Für größere Zahnarztpraxen mit mehreren Behandlern oder sogar Standorten über medizinische Versorgungszentren bis hin zu großen Klinikketten ist das System auf jeden Fall sinnvoll – auch über die schon angesprochenen Vorteile im Hygienemanagement hinaus. Wenn zum Beispiel in Schichten gearbeitet wird – vier Stühle, acht Behandler und mittags wird getauscht –, loggt man sich mit seinem Profil ein und hat direkt seine individuellen Einstellungen an der Einheit. Das ist schon praktisch! Die Tendenz geht ja sowieso ein bisschen Richtung MVZ, halbtags arbeiten und bessere Work-Life-Balance, sodass es zu häufigeren Wechseln an den Systemen kommt als in einer klassischen Ein-Mann-Praxis.

Das Modell mit Clinic Management und PlanID eignet sich auch für mehrere Standorte, sofern alle über Romexis im selben Netzwerk verbunden sind. Es gibt ja immer mehr Mehrort-Praxen, zum Beispiel damit die Patienten nicht so weit fahren müssen. Auch hier liegen die Vorteile auf der Hand: Man kann von Standort Eins reinschauen, wie es an Standort Zwei läuft. Flexibles Arbeiten und Kooperationen an mehreren Standorten werden so viel leichter möglich, da die Daten komplett vernetzt sind. Das Gleiche gilt für Klinikketten: Das Management hat mit Clinic Management von überall die Geräte aller Standorte im Blick. Das ist sowieso hinsichtlich Wartung und Reparaturen ein großer Vorsprung, um Zeit und Kosten zu sparen: Wenn der Techniker schon per Fernwartung den Fehler diagnostiziert, kann er direkt zu seinem Reparatureinsatz das passende Ersatzteil mitbringen. Für die Praxis fallen dann nur einmalige statt – wie es sonst oft der Fall ist – zweimalige Kosten an.

Und ein weiterer Aspekt, der für größere Betriebe oder für betriebswirtschaftlich denkende Zahnärzte nützlich ist: Mit Clinic Management lässt sich auch die Auslastung der Behandlungsstühle tracken. Wie lange dauert die Beratung? Welcher Zahnarzt braucht wie lange für welche Behandlung? Alle diese Daten liefern Informationen für wirtschaftliche Auswertungen, um sich damit die Frage zu beantworten: Rechnet sich meine Praxis? Außerdem kann man über die protokollierte Dauer einzelner Behandlungsschritte – sei es in der Endo oder in der Prophylaxe – ableiten, wo Potenzial besteht, um den Workflow zu optimieren und Arbeitsprozesse im Team effizienter zu gestalten. Man hat eine Datengrundlage und nicht nur ein Bauchgefühl.

Zeigt mir die Clinic-Management-Software automatisch die Auswertungen und Statistiken an?

Nicht direkt: Clinic Management führt erst mal nur die reinen Protokolle für jede Einheit und jeden Standort. Wann wurde der Stuhl hoch- oder runtergefahren? Wie lange saß ein Patient auf dem Stuhl? Diese Daten sind schon mal interessant, um Auslastung oder Leerlauf zu ermitteln. Es gibt einen zusätzlichen webbasierten Analysedienst namens Planmeca Romexis Insights: Dieses Tool liefert komplette Auswertungen und Statistiken auf Basis der Nutzungsdaten, aufbereitet mit interaktiven Dashboards – das ist ein bisschen vergleichbar mit einem Fitnesstracker, wo die dazugehörige App einem dann die erhobenen Daten analysiert.

Solche Auswertungen sind auf jeden Fall sehr sinnvoll für Klinikketten, Gemeinschaftspraxen oder betriebswirtschaftlich denkende Zahnärzte: Das Tracking liefert einem die Kennzahlen, aus denen man wertvolle Optimierungen ableiten kann ...

Gibt es noch ein Feature, das Sie besonders begeistert?

Haha, ja, und zwar ein praktischer Nebeneffekt von PlanID: Die Behandlungseinheit lässt sich nur bedienen, wenn man sich an ihr angemeldet hat. Man kann also nicht einfach damit herumspielen – das ist bei meinen vielen Studenten durchaus nützlich! Und auch Patienten können nicht an der Einheit herumfummeln, während beispielsweise die Helferin zum Anrühren der Abformmasse das Zimmer verlassen hat, wenn sie sich vorher ausgeloggt hat!

Vielen Dank für das Gespräch!

Planmeca Vertrieb Deutschland:
NWD
Schuckertstraße 21
48153 Münster
Tel.: +49 (0) 251 / 7607-0
Fax: +49 (0) 251 / 7607-201
ccc@nwd.de
www.nwd.de/planmeca

Bilder: Planmeca/Dr. Milan Stoilov
Text: Planmeca/Maria Reitzki

Erstveröffentlichung bei Quintessence News am 05.09.2021